19-11-07

'Verslaan'


Het is voor Vlamingen nog altijd een wat ongebruikelijk werkwoord: 'ik versla een wedstrijd' klinkt nog altijd vreemd. Maar het deed mij denken aan de vergader- c.q. verslagcultuur...

 

decoration

Hoe belangrijk zijn die verslagen ? Hoe nuttig vooral? Ik bedoel: hoe vaak zijn die eigenlijk werkinstrumenten ? Mijn gevoel zegt me: zelden, te zelden. Gewoonlijk lijken het vooral een soort formele verplichtingen: officiële documenten die at-test-eren – of dus officieel getuigen – dàt de vergadering plaats heeft gevonden. Want onze cultuur moet het hebben van bewijzen op papier, ‘in print’, lijkt mij, of op ‘file’, op een Word-document. Ook al omdat de vergadering daardoor ‘zijn neerslag krijgt voor de eeuwigheid’ (nou ja) én omdat ze daardoor misschien nog belangrijker oogt dan ze al was of eigenlijk niet was. Hoe langer hoe vaker worden ze ook formeler: het ‘hoofd’ van het verslag lijkt al eens even belangrijk als de inhoud.  En anderzijds: een verslag heeft iets van een contract. Een verslag bindt de deelnemers. Vandaar dat de formele procedure vraagt dat aan het begin van volgende vergadering gevraagd wordt of het verslag wordt aangenomen – waarbij de aanwezigen vaak voor het eerst – en in het beste geval nog maar even – in hun verslag duiken om te kijken... 

Terwijl ik denk dat een vergadering net van een agenda moet uitgaan om tot een nieuwe te komen, denk ik: een verse, een beter geïnspireerde, een verfrissende. ‘Agenda’ betekent in het Latijn immers: datgene wat moet gedaan worden. Nu lijken vergaderingen mij geregeld obligate evenementen, waarbij het doel al eens op de achtergrond raakt dor de formaliteiten, de paperassen, enz. . Soms vind je bij de echte – met respect  ‘vergaderaars’ zelfs nauwelijks nog een moment om te vergaderen, zo intens is het vergaderritme. 

Ik denk ook wel eens dat vergaderingen te zelden ontmoetingen zijn. Vanuit een kritische reflectie op mijn ervaringen ben ik geneigd te denken  dat vergaderingen eigenlijk, in wezen, ook het animo moeten aanzwengelen: de bezieling, de openheid naar elkaar, de verbondenheid vanuit een visie. Of nog: vanuit het ‘mission statement’. Of vanuit de ‘core business’ . De ‘cuore’ in het Italiaans of het hart ? 

Dat brengt er mij toe om te geloven dat vergaderingen beter altijd weer ruimte moeten bieden voor de ziel, het wezenlijke. Bij het papier blijven is gevaarlijk.

Ik vermoed ook dat humor er zijn plek moet hebben. En ik denk dat de geestrijke drank beter vooraf wordt geschonken: tijdens een ‘gouden kwartiertje’ waarin ruimte voor informaliteit – en menselijkheid. Ik besef wel dat ik hier een karikatuur dreig te  maken van vergaderingen.    Bovendien durf ik denken dat bijvoorbeeld de vorm van onze verslagen niet altijd de beste is. Ze zijn vaak te ‘sec’, te droog, te dor. Ze lijken van ‘steen’. Ze zijn al eens  ongeïnspireerd, niet bezield, vooral formeel, bijna ‘pro forma’: de vorm en de publicatie zelf zijn bijna belangrijker dan de inhoud. De bezieling zit er erin maar vaak onder een laagje vernis of stof, waardoor de levensechte kleur van de vergadering al eens dof wordt. Misschien moeten de begin-agenda en de eind-agenda meer nadruk krijgen.  Hoewel: daar dreigt dan weer een ander gevaar. Een agenda-gestuurde vergadering en een agenda-gericht verslag dreigen het gebeuren zelf te veronachtzamen. Of eigentijdser: product wordt belangrijker dan proces. Terwijl een vergadering vaak een rijkdom (‘weelde’) aan ideeën laat opwellen. Ik betreur het dan als alleen het eindresultaat of de conclusie telt.  Ik dacht tot slot aan dit woordspel: in deze cultuur van attesten zijn 'testimonia' belangrijker ! En meetings meer ontmoetingen...

De commentaren zijn gesloten.